El éxito de un WMS depende de entender a profundidad las operaciones del cliente. Esta fase no solo recopila información, sino que descubre oportunidades de mejora y define los requisitos clave para la configuración del sistema.

¿Qué analizamos?

• Flujos operativos actuales:
  • Recepción de mercadería (¿Cómo se registra? ¿Qué controles aplican?).
  • Almacenamiento (¿Ubicaciones fijas o dinámicas? ¿Restricciones de peso/volumen?).
  • Preparación de pedidos (¿Métodos de picking? ¿Reglas de prioridad?).
  • Despacho (¿Integración con transportistas? ¿Documentación requerida?).
• Trazabilidad y controles:
  • ¿Manejan lotes, fechas de vencimiento o números de serie?
  • ¿Requieren validaciones específicas (ej.: calidad, temperatura)?
• Buenas prácticas y desafíos:
  • ¿Cuellos de botella frecuentes (ej.: demoras en picking)?
  • ¿Errores recurrentes (ubicaciones equivocadas, productos vencidos)?

Resultados de esta fase:

✔ Documento de requisitos: Lista detallada de configuraciones necesarias (ej.: reglas de rotación, alertas de vencimiento).
✔ Mapa de procesos: Diagrama claro de los flujos operativos actuales y futuros.
✔ Identificación de gaps: Oportunidades para optimizar con el WMS (ej.: reducir pasos manuales).

¿Por qué invertir tiempo en esta etapa?

• Evita sorpresas: Configurar el sistema «a ciegas» genera reprocesos costosos.
• Alinea expectativas: El cliente y el equipo técnico comparten una misma visión.
• Maximiza ROI: Un WMS adaptado a procesos reales acelera la productividad desde el Día 1.

«Implementar sin relevar es como construir una casa sin plano: puede funcionar, pero el riesgo de grietas es alto.»

Diferencial clave de nuestro enfoque:

Propuesta de mejora: No documentamos «lo que hay», sino «lo que debería ser» con el WMS.

Entrevistas con actores clave: No solo hablamos con gerentes, sino con operadores (quienes conocen los problemas reales).

Checklist estructurado: Cubrimos todos los aspectos críticos, desde trazabilidad hasta integraciones.

Con los datos recopilados en el Relevamiento Inicial, pasamos de la teoría a la acción: diseñamos una solución a medida que no solo cubra tus procesos actuales, sino que también potencie tu operación logística.

¿Qué Incluye Esta Fase?

1. Propuesta Técnica Formal
   • Documento detallado que especifica:
     • Configuraciones clave del WMS (ej.: reglas de ubicación, flujos de trabajo personalizados).
     • Integraciones necesarias con ERP, e-commerce, sistemas de transporte u otros software.
     • Desarrollos adicionales (si se requieren módulos especiales para casos únicos).
2. Adaptación del Sistema a Tus Procesos
   • Ejemplos de personalización:
     • Liquidación de contratos de almacenaje: Cálculo automático de costos según tiempo ocupado o tipo de producto.
     • Manejo de productos complejos: Restricciones por temperatura, caducidad o compatibilidad entre ítems.
     • Almacenamiento de datos específicos: Campos personalizados para información legal, certificados o atributos especiales.
3. Validación con el Cliente
   • Presentación de la propuesta para ajustes finales antes de la implementación.
   • Priorización de desarrollos (si aplica) en función de impacto/urgencia.

¿Por Qué Esta Fase es Clave?

✅ Evita soluciones genéricas: Tu WMS funcionará como una extensión natural de tu operación.
✅ Reduce riesgos post-implementación: Las configuraciones se prueban en papel antes de ejecutarse.
✅ Ahorra tiempo y costos: Identificamos necesidades específicas desde el inicio, sin parches posteriores.

«Un WMS estándar resuelve problemas generales; un WMS configurado resuelve tus problemas.»

Diferencial de Nuestro Enfoque

• Transparencia total: La propuesta detalla costos, plazos y alcance sin letra chica.
• Flexibilidad: Si tus procesos cambian, ajustamos la configuración sin reiniciar desde cero.
• Ejemplos reales:
  • Para un cliente de alimentos, desarrollamos un módulo de «vencimiento escalonado» que prioriza despachos según vida útil remanente.
  • Integramos el WMS con un ERP legacy mediante APIs personalizadas, eliminando doble carga de datos.

Una vez aprobada la propuesta técnica, transformamos los requerimientos en un plan de acción concreto, con hitos medibles y plazos definidos. Esto garantiza que la implementación avance sin improvisaciones y que todas las partes involucradas (cliente, equipo técnico, operadores) estén alineadas.

¿Cómo Lo Hacemos?

1. Creación de un Cronograma Detallado (Gantt)
   • Desglose de todas las actividades: configuración, desarrollos, pruebas, capacitación y go-live.
   • Fechas clave asignadas a cada hito (ej.: *»Pruebas de picking para el 15/10″*).
   • Responsables claros (nuestro equipo vs. contrapartes del cliente).
2. Gestión de Dependencias
   • Identificación de tareas que deben completarse antes de iniciar otras (ej.: «La integración con el ERP debe estar lista antes de las pruebas de inventario»).
3. Comunicación Transparente
   • Reuniones semanales de seguimiento para:
     • Verificar avances vs. plan original.
     • Ajustar fechas si surgen imprevistos (ej.: cambios en prioridades del cliente).
   • Reportes de estado accesibles (vía email o plataforma colaborativa).

Beneficios de un Plan Estructurado

✔ Reduce la incertidumbre: Todos saben qué, cuándo y quién.
✔ Previene atrasos: Las dependencias críticas se monitorean desde el inicio.
✔ Facilita la escalabilidad: Si el proyecto crece, el plan se ajusta sin perder el rumbo.

«Un buen plan es como un GPS: te dice dónde estás, cuánto falta y qué desvíos tomar si hay obstáculos.»

Ejemplo Real

Para un cliente retail, dividimos la implementación en 3 fases:

1. Fase 1 (2 semanas): Configuración básica de almacén + integración con e-commerce.
2. Fase 2 (1 semana): Pruebas de recepción y picking con 10 usuarios.
3. Fase 3 (1 semana): Capacitación masiva y go-live progresivo por sectores.

Resultado: Implementación completada en 4 semanas con 0 disruptción operativa.

Nuestro Diferencial

• Herramientas visuales: Gantt interactivos compartidos con el cliente (ej.: Microsoft Project, ClickUp).
• Flexibilidad controlada: Si un hito se retrasa, reconfiguramos recursos para compensar.
• Enfoque en resultados: No medimos «tareas completadas», sino «entregables que generan valor».

Esta fase es el «examen final» antes del lanzamiento oficial. Aquí validamos que el WMS funcione exactamente como necesita el cliente, en un entorno seguro donde cualquier ajuste se realiza sin impactar la operación real.

Metodología de Pruebas

1. Simulación con Datos Reales
   • Se replican escenarios críticos del día a día:
     • Recepción de mercadería con checks de calidad.
     • Picking con reglas de prioridad (vencimientos, lotes).
     • Despacho con integración a transportistas.
2. Roles Involucrados
   • Equipo técnico: Verifica que las configuraciones respondan a lo pactado.
   • Usuarios finales (almaceneros, supervisores): Validan usabilidad y detectan «ruidos» no previstos.
3. Tipos de Pruebas
   • Pruebas unitarias: Validar funciones específicas (ej.: «¿El sistema bloquea un lote vencido?»).
   • Pruebas end-to-end: Flujos completos (ej.: desde la recepción hasta el despacho).
   • Pruebas de estrés: Volumen alto de transacciones en paralelo.

¿Qué Ajustes se Pueden Realizar?

• Modificaciones menores: Ajustar formatos de reportes, mensajes de alerta o pasos redundantes.
• Corrección de bugs: Errores técnicos no detectados en fases anteriores.
• Optimizaciones «in extremis»: Cambios que, aunque no estaban en el plan, agregan valor (ej.: atajos para procesos repetitivos).

«Los ensayos son como el ensamble general de una obra de teatro: todos deben saber su rol, y el guión debe fluir sin errores antes del estreno.»

Beneficios Clave

✔ Mitiga riesgos: Evita que fallas lleguen a producción.
✔ Genera confianza: El cliente ve el sistema en acción antes de comprometerse al 100%.
✔ Ahorra costos: Corregir en pruebas es 10x más barato que post-implementación.

Casos de Éxito

• Para un distribuidor farmacéutico, las pruebas revelaron que el sistema no validaba la temperatura de almacenamiento en picking. Lo corregimos en 48h, evitando un riesgo sanitario.
• Un cliente logístico identificó en esta fase que necesitaba etiquetas con código de barras adicionales. Lo implementamos sin retrasar el go-live.

Nuestro Diferencial

• Entorno de pruebas espejo: Datos reales, pero 0 impacto operativo.
• Checklist de validación: Garantiza que no quede «un cabo suelto».
• Protocolo de retroalimentación: Los usuarios reportan observaciones mediante tickets priorizados.

Uno de los pasos más críticos en la implementación de un WMS es garantizar que toda la información histórica y operativa se traslade con exactitud al nuevo sistema. Evitamos la carga manual —lenta y propensa a errores— mediante un proceso asistido y automatizado.

¿Qué Datos Migramos?

• Maestros básicos:
  • Productos (SKU, descripciones, categorías).
  • Clientes y proveedores.
  • Ubicaciones físicas (layout del almacén).
• Datos operativos:
  • Stock actual (cantidades, lotes, vencimientos).
  • Órdenes pendientes (compras, ventas, transferencias).
• Parámetros de negocio:
  • Reglas de almacenamiento (ej.: zonas de temperatura).
  • Jerarquías de usuarios y permisos.

Metodología Probada

1. Extracción y Normalización
   • Recopilación de datos desde fuentes heterogéneas (ERP, Excel, legacy systems).
   • Limpieza de datos (eliminación de duplicados, corrección de formatos).
2. Validación Intermedia
   • Muestreo aleatorio para verificar precisión (ej.: «¿El stock de 150 unidades en el sistema antiguo se migró correctamente?»).
3. Carga Masiva Segura
   • Uso de herramientas ETL (Extract, Transform, Load) o scripts personalizados.
   • Soporte para formatos complejos (jerarquías de productos, atributos personalizados).
4. Pruebas de Consistencia
   • Cruce de datos post-migración (ej.: «El total de stock en el WMS debe coincidir con el inventario físico»).

Ventajas Clave

✔ Ahorro de tiempo: Migramos 50,000 registros en horas, no en semanas.
✔ Precisión: Validamos hasta el último decimal.
✔ Flexibilidad: Adaptamos el proceso a estructuras de datos únicas (ej.: campos personalizados en productos).

«Una migración mal ejecutada puede convertir un WMS poderoso en una base de datos caótica. Nosotros lo hacemos bien desde el primer intento.»

Casos de Éxito

• Para un importador de repuestos, migramos 12,000 SKUs con 30 atributos cada uno (incluyendo imágenes y manuales técnicos) en 72 horas.
• Corregimos una discrepancia del 5% en stock durante la migración de un retailer, evitando un ajuste contable posterior.

Nuestro Diferencial

• Plantillas estandarizadas: Facilitamos la preparación de datos por parte del cliente.
• Backup automático: Los datos originales nunca se pierden.
• Reporte post-migración: Documentamos cada paso para auditoría.

Una implementación técnica perfecta no sirve si los usuarios no saben aprovechar el sistema. Esta etapa transforma la teoría en práctica, asegurando que tu equipo domine el WMS desde el Día 1.

¿Cómo Capacitamos?

1. Enfoque por Roles
   • Almaceneros: Talleres prácticos de recepción, picking y despacho.
   • Supervisores: Manejo de excepciones, reportes y métricas.
   • Administradores: Configuraciones avanzadas y mantenimiento.
2. Metodología «Aprender Haciendo»
   • Simulaciones con datos reales de tu operación (ej.: preparar pedidos como si fuera el primer día de uso).
   • Casos de error deliberados para enseñar resolución de incidencias.
3. Soporte Post-Capacitación
   • Manuales interactivos (PDF, videos paso a paso).
   • Sesiones de refuerzo durante las primeras semanas de uso.

Beneficios Clave

✔ Reduce la resistencia al cambio: Los usuarios ganan confianza al interactuar con el sistema.
✔ Minimiza errores costosos: Sabrán cómo actuar ante alertas de vencimiento, ubicaciones incorrectas, etc.
✔ Maximiza el ROI: Tu equipo aprovechará el 100% de las funcionalidades del WMS.

«Un sistema poderoso en manos no capacitadas es como un Ferrari sin llave: impresiona, pero no avanza.»

Ejemplo Real

Para un cliente de bebidas, diseñamos:

• Capacitación gamificada: Operadores competían por la mayor eficiencia en picking usando el WMS.
• Resultado: Adopción un 40% más rápida vs. métodos tradicionales.

Nuestro Diferencial

• Materiales en lenguaje simple: Nada de manuales técnicos incomprensibles.
• Checklist de competencias: Certificamos que cada usuario supera habilidades clave.
• Soporte just-in-time: WhatsApp/email para consultas críticas post-capacitación.

Después de meses de preparación, pruebas y capacitación, llegó el día clave: el Go-Live. Esta etapa no es solo «activar el sistema», sino garantizar una transición fluida, segura y sin impacto operativo.

¿Cómo lo hacemos?

1. Migración Controlada a Producción
   • Movemos datos y configuraciones desde el entorno de pruebas al real, con backups automáticos por si algo falla.
   • Horario estratégico (ej.: fin de semana o turno nocturno para minimizar interrupciones).
2. Soporte Intensivo «Día Cero»
   • Nuestro equipo en sitio (o remoto) durante las primeras 24–72 horas para:
     • Resolver dudas de usuarios en tiempo real.
     • Ajustar parámetros menores que solo surgen en producción.
3. Monitoreo Activo
   • Dashboards en vivo para detectar cuellos de botella (ej.: lentitud en picking, errores de integración).
   • Comunicación constante con supervisores para feedback inmediato.

Beneficios Clave

✔ Transición sin trauma: Los usuarios ya están capacitados y el sistema está probado.
✔ Soporte «en trinchera»: No te dejamos solo cuando más nos necesitas.
✔ Datos limpios desde el inicio: La migración evita inconsistencia en inventarios.

«Un buen lanzamiento no se mide por la ausencia de problemas, sino por la velocidad con que se resuelven.»

Ejemplo Real

*Para un distribuidor médico, realizamos el Go-Live en 3 etapas:*

1. Fase 1 (Viernes noche): Migración de datos + activación módulo de recepción.
2. Fase 2 (Sábado): Pruebas de picking con 10% del personal.
3. Fase 3 (Lunes): Despliegue total con soporte embebido.
   Resultado: Cero órdenes fallidas en la primera semana.

Nuestro Diferencial

• Checklist pre-lanzamiento: Validamos 50+ puntos críticos antes de activar.
• Plan de rollback: Si algo grave falla, volvemos al sistema anterior en horas.
• Post-mortem a 30 días: Revisamos qué funcionó y qué mejorar.