WMS, es muy común escuchar estas siglas que no son más que la abreviación de Warehouse Management System (Sistema de Administración de Inventario) pero más allá de su significado veamos realmente que es.
Para entenderlo mejor es bueno primero saber lo que es un ERP (Enterprise Resource Planning). Este tipo de software es el por defecto para la administración de cualquier empresa sea cual sea su rubro y dentro del mismo es muy común encontrar un módulo para la administración de inventarios pero en la mayoría de los casos este sólo cubre las necesidades básicas que son la de llevar un registro de movimientos y saldos de productos.
Tomando como referencia esta vista simplificada de un módulo de inventarios de un ERP, podríamos decir que la principal función del mismo es decirnos que cantidad hay de un producto. ¿Pero que pasaría si necesito saber cuánto stock hay y dónde está? Bien, algunos sistemas más modernos resuelven esto utilizando una referencia de ubicación pero esta solución queda muy limitada a la hora de rotar inventario aplicando criterios complejos ligados tanto a la posición como al producto en cuestión.
Siguiendo esta idea, veamos un ejemplo donde quedan visibilizadas las diferencias entre un módulo de inventario de ERP y un sistema WMS:
Imaginemos que tengo que prepara 3 cajas de galletitas para un cliente, en un ERP podría ver que tengo stock 10 cajas en stock y de ser más completo podría indicarnos que están en la posición A1, B3 y C5, pero inmediatamente nos encontramos ante el problema de la necesidad de preparar las que tengan fecha de vencimiento más reciente ya que de preparar cualquiera al azar podríamos correr el riesgo de enviar producto con corto vencimiento o demasiado largo dejando stock remanente con fecha más reciente. Se va elevando la complejidad a medida que vamos agregando cláusulas a la preparación, como puede ser el requisito de una vida útil mínima para un determinado cliente, fraccionamiento en camadas completas, recorrido óptimo de posiciones para reducir los tiempos, control físico de la mercadería preparada o simplemente más propiedades de trazabilidad: lote, fecha de vencimiento, Nº de despacho, fecha de envasado o número de serie.
Operadores logísticos tienen aún complejidades más grandes a la hora de hacer coexistir inventarios de terceros en una misma nave, cada tipo de producto requiere un tipo de rotación y configuraciones de preparación específicas lidiando con incidencias de posicionamiento, riesgos de contaminación por derrame y posibles costos de obsolescencia por rotación incorrecta de inventario.
La administración de los racks no es un tema menor, no todos los pallets pesan igual ni tiene la misma altura. Determinar de forma rápida dónde guardar un producto es clave, un depósito tiene que ser dinámico, si el sistema dice que el pallet ingresado debe ir a la posición A4 es porque cabe en la misma, soporta su peso y es compatible por sus características. De proponer posiciones sin contemplar estas variables, el operador se vería obligado a colocar el pallet en otra posición generando una incidencia que luego retrasaría la preparación de un pedido a la hora de buscarlo.
En resumen, un WMS aporta herramientas, lógica, procesos y validaciones que nos permiten el posicionamiento eficiente del inventario y la rotación compleja del mismo. Cualquier empresa que administre su propio inventario o de terceros se encuentra rápidamente con la necesidad de un software de este tipo.